قصه راستکی

یادداشتهای شخصی امیرعلی

پديده اي به نام "منشي‌گري" و شخصي به نام "منشي"
ساعت ٢:۳٢ ‎ب.ظ روز چهارشنبه ٥ دی ۱۳۸٦  کلمات کلیدی:

قبل التحرير:

پيشترها حائز اكثريت آرا بودن و شناكردن روي موج نظرات موافق را يك حسن ذاتي و فعل مثبت مي‌پنداشتم. يكي دوسال است كه جور ديگر مي‌انديشم. سعي مي كنم نظرم را بگويم ولو مخالف نظر اكثريت باشد. اوضاع كه خيلي خراب باشد، حداكثر نظرم را بيان نمي‌كنم. مطالعات تاريخي‌ام تاييد مي كند كه رابطه حقيقت و اكثريت لزوما برقرار نيست. جهت اطلاعات بيشتر رجوع كنيد به  "واقعه غدير" و "ماجراي سقيفه" و همينطور "نهضت جنگل" و سلسله جريانات"علي(ع)- معاويه" ...

مدتي است كه مساله "منشي" و "منشي‌گري" به شدت ذهنم را مشغول كرده است. موضوعي كه براي بيشتر افراد شاغل به خصوص شاغلين بخش خصوصي ملموس است. مدتها روي رفتار منشي‌هاي مختلفي كه مي‌ديدم و ديده بودم متمركز شدم و يادداشتهايي از نمونه رفتارها، شخصيت و چرايي كردار اين افراد برداشتم. هنوز يادداشتهايم را مرتب نكرده بودم و به جمع بندي نرسيده بودم كه به دلايلي لازم ديدم هرچه سريعتر مشاهدات و جمع‌بندي اجمالي را، روي وبلاگ بگذارم.

1-  اهميت جايگاه "منشي"

به عينه شاهدم كه وجود منشي براي مديران رده مياني و ارشد سازمان يك نياز ضروري و حتمي است. حتي معتقدم مديران عامل مجموعه‌هاي بزرگ خصوصي و سازمانهاي دولتي لازم است از جايگاهي به نام "رييس دفتر" هم استفاده كنند. در زندگي اداري يك مدير كارهايي است كه ممكن است مهم نباشد ولي بسيار فوري است. بعلاوه كه يك مدير خوب يك “ORGANIZER” خوب هم مي‌خواهد. شبيه ارگنايزر موبايل. براي يادآوري قرارها،‌ جلسات، تماس‌ها. و اين مهم برعهده كسي نيست جز منشي.

در كنار اينها در نظر بگيريد موارد بسيار ديگري مانند نقش منشي در ايجاد يك تصوير مناسب يا نامناسب از سازمان(به دليل تماسهاي تلفني و حضوري با مراجعين)، ايجاد ذهنيت مثبت يا منفي از مدير نزد كاركنان و از كاركنان نزد مدير و  بسياري موارد ديگر.

در سازمانهاي كوچك و متوسط(SME ها) منشي يكي از اركان اصلي و نامشهود سيستم اطلاعات مديريت يا MIS مي‌باشد.به زبان عاميانه منشي يك بايگان و دبيرخانه دار كوچك هم هست.

2- مشكلات شخصيتي "منشي" ها

متاسفانه  در كشور ما هيچكس از قبل قصد منشي شدن ندارد. همه كساني كه الان منشي اند قبل از منشي گري فكر مي كرده اند كه "دكتر" مي‌شوند يا "مهندس" يا "كارشناس" و "حسابدار" و يا هر چيز ديگري كه مطمئنا منشي گري نبوده است. به جرات مي‌توانم بگويم كه 90% منشي‌ها از "بد حادثه" منشي شده اند.

همين موضوع هميشه مثل خوره روح منشي ها را مي خورد و گاه حتي به بيماري منجر مي‌شود. هر كارشناس يا دكتر و مهندسي را كه مي بينند فكر مي كنند كاش جاي او بودند و اصلا مگر كارشناس مذكور چه فرقي با آنها دارد و ....اين است كه هميشه نسبت به سايرين حس حقارت و حسادت دارند و سعي مي كنند حتي الامكان بر روي اعصاب ساير پرسنل ويولن بنوازند!

3- "منشي" در نقش "چشم و گوش و زبان" مديرعامل

اغلب مديران عامل و ساير رده هاي مديريتي در كشور ما، نه تحصيلات آكادميك مديريتي دارند و نه حين كار با اصول بديهي مديريت و رفتار سازماني آشنا شده اند. اين مديران، مفهوم سازمان غيررسمي و رفتار سازماني و ... را درك نمي كنند و در اغلب موارد از سر ناآگاهي، از منشي به عنوان يك جاسوس و چشم و گوش استفاده مي كنند. همينطور تصور مي‌كنند كه منشي سخنگوي مديريت است و بعضي دستورات كه لزوما بايد كتبي و يا از طريق ابلاغ به مديران پايين‌تر ابلاغ گردد را توسط منشي به اطلاع ديگران مي رسانند.

بسياري از منشي ها هم از اين موقعيت سواستفاده مي كنند و ديگران را تهديد به زده‌شدن زيرآب مي‌كنند و گاه براي تعريف و تمجيد از كسي نزد مديريت، باج‌خواهي مي كنند و از همه بدتر گاه نظرات شخصي خود را به جاي دستورات مديرعامل به ديگران تحميل مي كنند.

4- منشي در نقش "كنيز مطبخي" (با اظهار شرمندگي فراوان از خوانندگان براي نگاشتن اين بند )

سالها پيش، پير سرد و گرم چشيده‌ و با معرفتي بيت شعري برايم خواند كه هيچگاه فراموش نمي‌كنم. وقتي از او پرسيدم كه "چرا يك بنده خدايي كه همسر با فهم و كمالي دارد، اين چنين با هر عنصر مونثي از هر درجه و مقامي گرم مي‌گيرد؟" جوابي شنيدم جالب و نغز. پير فرمود:

باباجان! از قديم در مورد اين آدم ها گفته‌اند:

"دستت چو نمي‌رسد به بي‌بي...درياب كنيز مطبخي را" و بعد توضيح داد: "منظور از بي‌بي همسر اصلي شخص است و شاعر به بولهوسان توصيه مي‌كند كه در مواقع عدم دسترسي به بي‌بي، از همنشيني و همكلامي و... سايرعناصر مونث در دسترس بهره‌مند شوند حتي اگر كنيز آشپزخانه باشد"

بعدترها فهميدم كه اين حكايت استفاده از "كنيز مطبخي" به جاي "بي‌بي" سالهاست كه در كشور ما رايج است. اين است كه به هر كوره دهاتي كه سفر كنيد يكي را مي‌يابيد كه شازده خانم يا آقاي شازده است و اينها محصولات سفر شاهان قاجار (علي‌الخصوص فتحعلي شاه و ناصرالدين‌شاه) به جاي‌جاي ميهن هستند. ديگر وارد جزييات نشوم كه شاهان مذكور بي‌بي را همراه نمي‌برده اند و ناچار در هر شب اقامت در شهر يا دهاتي، يك كنيز مطبخي و ....

متاسفانه بعضي مديران ما هم منشي هايشان را كنيزمطبخي فرض مي‌كنند و حالا خودتان حدس بزنيد كه منشي‌اي كه از اين نوع خدمات جانبي به مديريت ارائه كند چه جايگاهي پيدا مي‌كند و مدير نسبت به او چه تعصبي دارد. قضيه سوگلي و ... (تو خود حديث مفصل بخوان از اين مجمل)…اينجاست كه مي‌شود مفهوم آگهيهاي "به يك منشي با ظاهري آراسته و روابط عمومي قوي!" يا گاهي "... جهت كار در محيطي بسيار گرم و صميمي" در روزنامه همشهري يا ساير روزنامه ها پي برد.

همينجا توضيح بدهم كه من هيچ برآوردي از تعداد اين نوع منشي‌ها ندارم و اصلا نمي‌خواهم بگويم بيشترشان يا نيميشان. بسياري از منشي‌ها يقينا پاك هستند و من فقط مي گويم هستند منشي‌هايي كه ...هر چند تعداد قليلي!

5- منشي به عنوان نماينده يك جريان يا جناح

اين نوع منشي را به كرات در شركتهاي خصوصي و سازمانهاي دولتي كه در حال تحول و تغيير سازماني هستند ديده‌ام. در اين نوع سازمانها معمولا منشي‌ها نماينده جريان سنتي و ضدتحول هستند و از طرف مديران ضدتغيير به انحاء مختلف شارژ! مي شوند. در اين سازمانها منشي گاه و بيگاه و با دليل و بي دليل به جان كارشناسان و مديران تحول طلب مي‌افتد. دوستي دارم كه در اينجور مواقع و براي اينكه گوشي را دستم بدهد مي گويد: "...در شركت فلان هم سگ بسته اند!" انصافا تشبيه مناسبي است از رفتار اينجور منشي‌ها! چون در سازمان خودمان يكيشان را داريم. هر وقت پروژهِ‌اي را كليد مي‌زنم كه باعث به خطر افتادن موقعيت آقاي xxx كه از مديران ضدتحول سازمانند خواهد شد، مورد پاچه‌گيري خانم منشي محترم! واقع مي‌شوم. با كمي دقت متوجه مي‌شويد كه در خيلي از سازمانها حتي سازمان خودتان احتمالا چنين موردي وجود دارد. شايد هم منشي نماينده جناح خودتان باشد و خودتان سگ بسته باشيد!

6- منشي به عنوان يك عضو باسابقه و متخصص

ديده‌ام معدود منشي‌هايي را كه از 90% پرسنل سازمان باسابقه ترند و از بسياري چم وخمهاي محيط كار باتجربه تر. حتي در صورت نبود كارشناس يا مدير بخش هم مي توانند براي مدت كوتاهي سروته امور را هم بياورند. اين منشي‌ها بسته به شخصيتشان مي‌توانند بسيار مفيد يا بسيار مضر باشند. نمونه‌اش "خانم اسلامي" منشي شركت پيشران كه دقيقا اولين پرسنل استخدامي شركت بود و در نبود من و آرنوش و محمد(3عضو بعدي شركت) كارها را تا حد زيادي رتق و فتق مي‌كرد و حداقل اصطلاحا نمي‌گذاشت گند كارها بالا بيايد . ديده‌ام منشي‌هايي را كه همينقدر يا بيشتر توانمند هستند ولي چون ذات و منش بدي دارند، از اين قدرت در راستاي گذاشتن چوب لاي چرخ ساير پرسنل استفاده مي‌كنند.

...اين مطلب احتمالا ادامه مي‌يابد.

 بعدالتحرير:

1- مدتها بود قصد داشتم در اين مورد بنويسم. حياي قلم مانع بود.بند4 را كه مي‌نوشتم مردد بودم كه كار درستي است يا نه! نوشتم بالاخره! اما اميدوارم محترمانه باشد. هرچند كه سعي كردم خيلي رقيق باشد.

2- قصد توهين به جامعه منشي‌ها را نداشتم. خدا خود شاهد است كه منظورم تهمت به همه آنها نيست. باز هم مي‌گويم هستند منشي‌هايي كه ...

3- فعلا از دود دادن سبيل محمد منصرف شدم. دلم نمي‌آيد اذيتش كنم.

4- كاش بتوانم قبل از غدير مطلبي هرچند اندك بنويسم. سخت است آدم از علي(ع) ننويسد. هيچ‌جور نمي شود اين عظمت را نديد.

اللهم اجعل عواقب امورنا خيرا!